Organisatoren Weesperzijdefestival 2021

Het Weesperzijdefestival is op zoek naar organisatoren voor 2021!

Een festival komt er niet vanzelf. Om het jubileumfestival in 2021 te kunnen organiseren moeten er voldoende organisatoren zijn om samen de taken te verdelen en op tijd alles rond te hebben. Voor de jubileumeditie van 2021, gepland op zaterdag 25 september, zijn we nog op zoek naar versterking.

Tijdsbelasting

Voor alle functies moet je er op rekenen dat het je vanaf begin februari ongeveer één á twee dagen per maand kost. Daarnaast is er éénmaal per maand een gezamenlijk overleg, waarbij iedereen aanwezig moet zijn.
In de laatste maand vóór het festival kan het tijdsbeslag meer zijn, doordat het programma nu zijn voltooiing nadert en er meestal nog veel details geregeld moeten worden. Uiteraard ben je op de festivaldag zelf de gehele dag aanwezig.

Omschrijving van de diverse functies

1. Festivalcoördinator

Als festivalcoördinator heb jij de leiding over het team van organisatoren. Je belangrijkste taak is te zorgen dat iedereen op de hoogte is van de genomen stappen en dat ook de verantwoordelijke stichting Buurt-Tamtam op de hoogte is en instemt met het programma. Je organiseert en leidt de besprekingen in aanloop naar het festival. Daarbij is het erg belangrijk dat het planningsschema wordt gevolgd, want de ervaring leert dat de meeste zaken vóór de zomervakantie geregeld moeten zijn. Al in februari organiseer je daarom de eerste bespreking met je mede-organisatoren om ervoor te zorgen dat alle neuzen dezelfde kant op staan. Ideeën voor de invulling van het programma worden door jou in overleg met het team beoordeeld en de activiteiten coördineer je voor wat betreft de uitvoering. Je zorgt voor een planning en een draaiboek zodat iedereen tijdig op de hoogte is van afspraken en taakverdeling.

2. Inrichting terrein

Het festival vindt plaats op het parkeerterrein tussen Roeivereniging 'De Hoop' en de montessorischool. Dat terrein is in kaart gebracht, maar moet op actualiteit worden gecheckt. In nauw overleg met de andere organisatoren wordt het terrein vervolgens ingedeeld voor de diverse activiteiten. Op de dag van het festival zelf moet exact duidelijk zijn wat waar komt te staan. De terreintekening moet aangepast worden. Je zorgt o.a. ook voor de nodige vergunningen bij de gemeentelijke instanties. Je bepaalt en bestelt alles wat nodig is voor op het festivalterrein. Tijdens het festival ben je aanspreekpunt voor leveranciers en standhouders. Je coördineert de op- en afbouw en je bent ervoor verantwoordelijk dat het terrein na het festival in de oorspronkelijke staat wordt opgeleverd. Natuurlijk ondersteund door een club vrijwilligers op de dag zelf.

3. Publiciteit en PR

Je zorgt dat er een communicatieplan komt en dat het uitgevoerd wordt. Als onderdeel daarvan verzorg je de publiciteit, lever je de teksten voor de website en voor de nieuwsbrief. Iemand anders,  waarmee je nauw contact hebt, is verantwoordelijk voor de Sociale Media. Je zorgt voor de nodige contacten met de pers, stelt persberichten op en verzorgt de publiciteit met de media vooraf en achteraf.

4. Muziekprogramma

Muziek is natuurlijk het belangrijkste onderdeel van het festival. Bekende en minder bekende artiesten die wonen en/of werken in de Weesperzijdestrook of daar een nauwe band mee hebben moeten al vanaf februari benaderd worden voor hun deelname aan het festival. Sommige bands doen al jaren mee maar moeten ruim op tijd opnieuw worden benaderd. Je maakt een sluitend en gevarieerd programma en zorgt voor de podiumcoördinatie tijdens het festival.

5. Kinderprogramma

De organisator van het kinderprogramma zorgt ervoor dat ook de kinderen op het festival een leuke dag kunnen hebben. Daarbij denken we aan kinderen in de leeftijd van 4-12 jaar. Zo kunnen er bijvoorbeeld spelletjes worden gedaan, is er een poppenkast, schaken, een speurtocht door de buurt, springkussen, teken en gitaarles, etc.

6. Proeverij en Restaurants

Het festival kent ook een randprogramma, waarbij restaurants en andere horecagelegenheden uit de buurt hun gerechten presenteren aan het publiek. Deze horecagelegenheden moeten worden benaderd voor deelname en een contract moet worden afgesloten om hun deelname vast te leggen. Het publiek koopt drank en hapjes en betaalt met consumptiebonnen. Jij coördineert de deelname aan de proeverij, de toewijzing van de stands en zorgt voor een gevarieerd menu tussen de diverse restaurants. Ook stem je af , in samenwerking met de Controller Financiën, welke prijzen (aantal bonnen) er voor de diverse gerechten worden gerekend. Aan het einde van het festival, reken je - samen met de Controller Financiën -  af met de restaurants. Je taak is belangrijk omdat de restaurants met hun deelname het festival sponsoren. je bent daarnaast ook verantwoordelijk voor het werven van andere sponsoren, die het festival ondersteunen door het plaatsen van betaalde advertenties in de festivalkrant.

7. Begeleiding vrijwilligers

De hele organisatie wordt natuurlijk gevormd door vrijwilligers, maar op de dag zelf en enkele dagen ervóór zijn er veel extra handen nodig. Jij regelt, coördineert en begeleidt deze vrijwilligers. En zorgt dat er een indeling is wie op welk moment aanwezig moet zijn. Uiteraard ben je op de dag zelf een belangrijke spil in het draaiend houden van het festival en de hele dag aanwezig.

8. Controller Financiën

Jouw rol is erg belangrijk, want er gaat al snel veel geld om in het organiseren van een festival. Voor de opzet en financiële afwikkeling ben jij verantwoordelijk. Daarbij houd je goed contact met de Stichting Buurt-Tamtam, die als rechtspersoon, de eindverantwoording voor het festival draagt.
Je zorgt ervoor dat er een sluitende begroting komt en actualiseert die tijdens de aanloop en uitvoering. Je draagt in maart in overleg met de festivalcoördinator zorg voor het aanvragen van subsidies bij diverse instanties en je volgt de afwikkeling van die aanvragen op. In overleg met alle andere organisatoren zorg je dat alle plannen financieel dekkend zijn. Indien er financiële verplichtingen worden aangegaan, zorg jij dat je daarover wordt ingelicht. Je verzorgt de betalingen aan leveranciers en rekent af met de diverse sponsoren. In overleg met de organisator Proeverij zorg je ook voor afwikkeling van die financiële aspecten. Je bent tevens verantwoordelijk voor het innemen van de recette van de kaartverkoop bij de kassa op het festivalterrein.

9. Publicist Social Media

Het uitvoeren van marketing en het presenteren op social media is een kunst op zich en is veel werk, dat al in januari begint. De hoeveelheid activiteiten neemt toe naarmate het festival dichterbij komt. Als publicist social media heb jij kennis van Instagram, Twitter en Facebook en weet je hoe je bv Hootsuite kunt inzetten. Je zorgt dat tenminste 2 maal per week op de social media kanalen gepost wordt. Je doet dat d.m.v. teksten, foto's en video's, waarbij de aandacht getrokken wordt naar de website van het festival.  Je zorgt ervoor dat het Weesperzijdefestival op social media goed vertegenwoordigd is en er veel berichten worden geliked en gedeeld. Zo nodig voer je daarvoor een actie of een advertentie campagne. Doel is om zoveel mogelijk mensen van het festival en de laatste ontwikkelingen op de hoogte te houden.
Daarbij is overleg met de de andere organisatoren een must, want zij kennen immers de diverse programma-onderdelen als beste. Ook op de festivaldag zelf zorg je dat activiteiten worden gepost op social media.

Vrijwilligers

Heb je minder tijd om in de organisatie te zitten, maar lijkt je het leuk om op de dag zelf bij dit festival te helpen, meld je dan aan als vrijwilliger!
Klik op onderstaande knop of stuur een mail naar: vrijwilligers@weesperzijdefestival.nl